Guía Práctica del Proceso de Planificación

Planificar Es ver por anticipado los pasos a seguir para la realización de los objetivos que se plantean.- El plantear objetivos es fundamental para indicar al grupo u institución hacia donde nos dirigimos y que es lo que queremos o deseamos lograr.- Los objetivos surgen inmediatamente después de haber detectado una necesidad o de haber tomado conciencia de una oportunidad. El ver las necesidades es una función que debe desarrollar el dirigente, que debe estar alerta al medio y al grupo.- Entendemos como contexto a la comunidad donde actúa la institución y que tiene necesidades y expectativas sobre como debe desarrollarse su actividad en la comunidad. Para detectar las necesidades existen técnicas como las encuestas o dinámicas grupales a través de las cuales se pueden apreciar las expectativas. ( Estudios de Expectativas, Estudios de Mercados, etc.). Se deben buscar distintos caminos a seguir para llegar al objetivo propuesto; esta actividad debe ser desarrollada por todo el grupo, mientras más ideas surjan, más posibilidades de concreción de los objetivos tendremos, no siempre la primer idea es la mejor alternativa para seguir.- Debe de quedar bien claro quien va a realizar cada tarea, como debe realizarla y debe tener en claro porque va a realizarla, en que tiempo y con qué recursos va a contar. Tanto los objetivos, las metas y las actividades deben ser reales, alcanzables, es decir: posibles de llevar a la práctica.- La planificación de un proyecto consta de cuatro partes: 1.- Creatividad: a) Debe realizarse un estudio de mercado b) Debemos determinar nuestra dirección c) Debemos ser originales e innovar d) Debemos basarnos en nuestra filosofía e) Debemos determinar nuestras metas 2.- Análisis: a) Información: * análisis de nuestros recursos humanos* * análisis del panorama interno* * análisis del panorama externo* b) Estudio del escenario 3.- Planificación: Planificar es decir por anticipado: ¿Qué se quiere hacer? Naturaleza del Plan ¿Por qué se quiere hacer? Origen y Fundamentos ¿Para qué se quiere hacer? Objetivos u Propósitos ¿Cuánto se quiere hacer? Metas ¿Dónde se quiere hacer? Localización ¿A quiénes va dirigido? Beneficiarios-Público-Clientes ¿Cuándo se quiere hacer? Cronograma de plazos: Tiempos ¿Cómo se va a hacer? Actividades y/o tareas a realizar ¿Quiénes lo van a hacer? Responsables: Roles y Funciones ¿Con qué se va a hacer? Recursos ¿ Por qué Planear ? a) El planeamiento es un generador de ideas b) El planeamiento es una herramienta de control: ·pre-actividad* “ a priori” ·durante la actividad* “ concomitante” ·luego de realizada la actividad* “a posteriori” c) El planeamiento es una herramienta de comunicación d) Es un organizador de la acción e) Es un integrador de la organización Un buen plan debe ser: * flexible * simple * consistente * realista * cuantificable * global * formalizado Debemos crear un clima para la planificación efectiva: a) No debe dejarse al azar b) Debe empezar desde arriba c) Debe ser clara y definida d) Las metas, estrategias y políticas deben comunicarse con claridad e) Debe involucrar conciencia y aceptación al cambio Limitaciones en la Planificación: a) Dificultad para establecer premisas acertadas b) El problema del cambio rápido c) Inflexibilidades internas: * políticas de la empresa* * procedimientos* * inversión de capital d) Inflexibilidades impuestas externamente: * políticas * culturas * cambios tecnológicos e) Costos y tiempo 4.- Implementación y control: a) Comenzar con lo planificado b) Tener buena comunicación dentro del grupo de trabajo para estar al día. c) Realizar controles parciales d) Coordinar el proyecto e) Control - feed back CREATIVIDAD ANÁLISIS DIAGNÓSTICO PROCESO DE PLANIFICACIÓN Son los ingredientes para arribar a un buen: PLAN "Si hemos realizado bien el proceso de planificación en cualquier actividad y/o iniciativa que emprendamos, sin duda el 50 % del éxito ya estará asegurado".-