Diccionario de Administración y Gestión

“Términos que se utilizan en la Descripción del Proceso Administrativo” Contexto: Ambiente externo que rodea a la organización, todos aquellos elementos, medios, empresas, organismos (gubernamentales y no gubernamentales), individuos y /o acciones que condicionan el accionar de nuestra empresa o institución y que son ajenas a nuestra área de influencia o no tenemos control, ni posibilidad de ejercer influencia alguna.- Control: Es la función por la que se verifica que el estado de situación es el esperado o deseado. Es un modo de evaluar una realidad o modelo determinado, comparando lo que hemos logrado al momento del control, con los resultados que esperábamos obtener. Es la diferencia que existe entre lo que “es” y lo que “debiera ser”.- Cultura Organizacional: Es el conjunto de valores generalmente compartidos entre todos los miembros de una organización – ideas, expectativas, deseos, conceptos, fuerzas y motivaciones – que determinan y / o aseguran un determinado comportamiento, es decir una manera y forma de decir y hacer las cosas. Es “El Estilo de Vida de la Organización” y que se va creando, no a través de normas estrictas, sino por medio de incentivos y castigos, y por sobre todas las cosas a través de un sentimiento de pertenencia: “Yo soy parte de esta empresa y /o institución” y que se refleja a través de frases como: “ mi empresa necesita...”, “ en mí empresa trabajamos más porque...”, “ en mi escuela participamos en...”, etc.- Curso de Acción: Es el conjunto de actos específicos de una persona o equipo de trabajo para lograr un propósito determinado.- Eficiencia: Es la cualidad de un sistema, elemento o recurso – por ejemplo mano de obra- de generar resultado acordes a una directiva, norma o estándar fijado previamente. La eficiencia mide hasta que punto un sistema o recurso alcanza el rendimiento esperado o adecuado, según la pauta establecida. Se dice que algo es eficiente cuando alcanza el máximo rendimiento esperado.- Escenario: Es la representación y / o visión de distintas alternativas de futuros deseados o posibles. Es decir proyectar como será nuestra situación y / o realidad en el futuro según las diferentes decisiones que tomemos y los factores que intervengan en el desarrollo de nuestra vida organizacional.- Fines: Es el conjunto de metas, objetivos, propósitos, ideales y misión de una organización.- Medios: Son las decisiones, programas, procedimientos y prácticas a través de las cuales trataremos de alcanzar los objetivos propuestos. Cuando todos estos elementos se relacionan y forman parte de un sistema pensado y organizado, vale decir cuando todos apuntan a un fin común y con un mismo sentido se convierten en “Estrategia”.- Meta: Es el objetivo cuantificado que se desea alcanzar, en un tiempo específico dentro del tiempo o “período” que fija un plan. La meta es “Cuánto” queremos hacer y en que tiempo: “plazo”.- Modelo: Es la representación o visualización ( manera de ver y hacer las cosas) de un sistema. Es el modo de comprender, pensar y actuar sobre la realidad.- Objetivo: Es el estado futuro que queremos alcanzar. Es donde queremos llegar. El “Qué” queremos lograr. Es el “Para qué” ponemos en marcha un conjunto de actividades o plan.- Plan: Es la descripción detallada y completa de un conjunto de decisiones y acciones que actúan entre sí y que se orientan o dirigen al cumplimiento del o los objetivos propuestos. Un plan está integrado por: fines, medios, recursos, acciones y controles.- Plan de acción: Es parte integrante del plan general y normalmente se grafica o presenta a través de un esquema o “Matriz de Planificación” que dice quién hará qué, cómo, cuándo y dónde. Es decir que muestra las actividades que se van a realizar, quienes serán los responsables de llevarlas a cabo, con qué recursos, en cuánto tiempo y en qué lugar se pondrán en marcha.- Planear o Planificar: Es en general, la acción de tomar decisiones anticipadas, decidir y establecer por anticipado lo que se debe hacer. Es prever el camino a seguir. En otras palabras es dibujar el mapa con el que guiaremos nuestro andar.- Política: Es el conjunto de criterios, normas, pautas, valores y estándares, que definen la forma y la manera de tomar las decisiones y llevarlas a la práctica. Práctica: Es un curso de acción, un determinado modo de operar o actuar que se repite en circunstancias o escenarios similares. Presupuesto: Es el documento que establece la cuantificación (medición en valores, parámetros y / o datos ciertos y reales) del plan o conjunto de planes de una organización, en un tiempo fijado: Ej. un año. Normalmente un presupuesto refleja en números monetarios (es decir en $) lo que significará el cumplimiento de los objetivos, integrando tanto los recursos materiales como humanos.- Procedimiento: Es la secuencia de acciones que se dirigen a una sola meta, generalmente de corto plazo. Es decir son las tareas que se repiten en forma idéntica en plazos relativamente cortos. Programa: Son el conjunto de acciones que integrado por varios procedimientos, llevan a la concreción de un plan. En otras palabras, una tarea aislada y sencilla, cuando se repite en circunstancias similares se transforma en una práctica; a su vez cuando las prácticas se hacen repetitivas y necesarias para lograr un determinado resultado se transforman en un procedimiento. La repetición de ciertos procedimientos para lograr lo que queremos se denomina “Programa”.