Conceptos y Principios Básicos de Administración

Repasemos algunos puntos... En un sentido general o amplio podemos definir a la Administración como una Ciencia Social que a través de una serie de principios, técnicas y procedimientos intenta organizar los recursos existentes y a través de un trabajo en equipo o colectivo trata de lograr un propósito u objetivo común que sería muy difícil alcanzar a través de un esfuerzo individual o con recursos aislados entre sí.- Más aún podemos decir que la Administración, ya como acción concreta, es una de las formas que tiene el hombre de satisfacer sus múltiples necesidades tantos individuales como sociales.- Proceso Administrativo: Es una serie encadenada de acciones que determinan una técnica para trabajar en grupos, equipos de trabajo, empresas y / o instituciones de cualquier tipo, donde siempre están involucradas las personas como elemento indispensable para que las organizaciones funcionen.- Etapas del Proceso Administrativo: Se presentan cuatro etapas que son: planificación, organización, dirección y control.- Planificar Es ver por anticipado los pasos a seguir para la realización de los objetivos que se plantean.- El plantear objetivos es fundamental para indicar al grupo u institución hacia donde nos dirigimos y que es lo que queremos o deseamos lograr.- Los objetivos surgen inmediatamente después de haber detectado una necesidad o de haber tomado conciencia de una oportunidad. El ver las necesidades es una función que debe desarrollar el dirigente, que debe estar alerta al medio y al grupo.- Entendemos como contexto a la comunidad donde actúa la institución y que tiene necesidades y expectativas sobre como debe desarrollarse su actividad en la comunidad. Para detectar las necesidades existen técnicas como las encuestas o dinámicas grupales a través de las cuales se pueden apreciar las expectativas. ( Estudios de Expectativas, Estudios de Mercados, etc.). Se deben buscar distintos caminos a seguir para llegar al objetivo propuesto; esta actividad debe ser desarrollada por todo el grupo, mientras más ideas surjan, más posibilidades de concreción de los objetivos tendremos, no siempre la primer idea es la mejor alternativa para seguir.- Debe de quedar bien claro quien va a realizar cada tarea, como debe realizarla y debe tener en claro porque va a realizarla, en que tiempo y con qué recursos va a contar. Tanto los objetivos, las metas y las actividades deben ser reales, alcanzables, es decir: posibles de llevar a la práctica.- Organizar En esta etapa debe verse los recursos humanos y materiales con los que contamos, para saber que es lo que necesitamos y de esta manera tratar de conseguirlos.- Hay que abrir nuestra mente para saber buscar los recursos que necesitamos, estimulando al grupo para conseguir aquellos elementos con los que no contamos.- Debemos tomar conciencia de nuestras posibilidades, conocernos como grupo, nuestras fortalezas y debilidades, tratando de desarrollar nuestras fortalezas para afrontar el proyecto.- Una vez realizado este diagnóstico debemos dotar al grupo, empresa o institución de la estructura necesaria, las normas y reglamentos. Es decir se debe estipular que lugar ocupará cada uno, cuales serán las normativas que se deberán seguir en ese lugar y que resultados deberá obtener al cumplir el rol asignado. Aquí es donde debemos dotar a la organización de un organigrama, un número determinado de normas principales o “supremas” y un manual de procedimientos (como realizar las tareas en cada uno de los roles). Es decir que en esta fijamos la estructura de la organización y el lugar que vamos a ocupar en ella.- Dirigir Consiste en la utilización de distintas técnicas que nos posibiliten poner en marcha aquello que hemos planificado y organizado, es la parte ejecutiva por excelencia. Son las “ideas” y “palabras” que nos llevaran a la acción concreta. Estimular al grupo para trabajar es la función del dirigente, una buena estimulación a través del liderazgo, con motivaciones e incentivos que realmente impulsen al grupo a trabajar para lograr lo planificado con los recursos que contamos y siguiendo el plan establecido será la máxima responsabilidad del o los encargados de la “Coordinación, Dirección y / o Conducción” de la institución.- Controlar Si todo el proceso ha sido coherente, este trabajo nos brindará la información necesaria para saber como hemos trabajado, cuáles han sido nuestras fallas y cuales nuestras virtudes.- Encontraremos información muy valiosa para los próximos trabajos, siempre y cuando el control lo hagamos a conciencia, en forma grupal, para que todos hagan sus aportes. Es importante entender que el control no trata de encontrar un “culpable”, sino que intenta determinar donde cometimos el error, “donde se cortó la soga, para reforzar ese posible punto débil”; y así poder evitar las fallas o deficiencias que pueden provocar un derroche de recursos materiales y el agotamiento de los recursos humanos.- Volvamos algunos pasos atrás... Sin duda en innumerables oportunidades hemos escuchado que la etapa más ardua y prolongada del proceso administrativo es la Planificación. Esto es totalmente cierto y la prueba está que incluso se confunde, muchas veces, y se considera que todas las demás etapas son parte de esta primera que es la planificación.- El resultado final o producto de la etapa de planificación es el plan o planes ( en caso de que estemos en presencia de objetivos distintos dentro de una misma empresa o institución). El Plan, que será nuestra hoja de ruta, en el camino que seguiremos para lograr los objetivos y metas propuestas deberá por sobre todas las cosas contemplar el contexto en el que desarrollaremos nuestras actividades, las tareas, prácticas y procedimientos que debemos seguir, los responsables de llevar a cabo cada una de ellas, sus responsabilidades, el tiempo de ejecución y además el presupuesto al que deberán ajustarse. Debemos recordar además que todo plan debe ser lo suficientemente específico como para evitar confusiones u errores; lo suficientemente flexible, como para poder introducir cambios y / o modificaciones que permitan corregir su curso y sumamente claro para que pueda ser comprendido por cualquier miembro de la organización.- Un buen proceso de planificación, nos asegurará un 50 % del éxito de nuestro proyecto y / o cometido; y el otro 50 % estará representado por la correcta ejecución del plan acordado en el equipo de trabajo, empresa o institución.- Ampliamos el concepto... Si quisiésemos aportar algunas consideraciones más a esta etapa fundamental del proceso administrativo podríamos decir que planificar es proyectar un futuro deseado, plasmando los medios efectivos y reales para lograrlo. Idear y crear para avanzar en un logro determinado; estructurar, investigar, indagar para conocer muy bien la situación en la que nos encontramos o de la que partiremos y ubicarnos en la empresa o institución, conocer su cultura organizacional y poder hacer alcanzar los objetivos propuestos o determinados según sea el caso, y según sea la etapa en la que nos toque participar.- Para terminar... ¿ Sabias qué... ? Administración Deriva del latín: Acción de Administrar ... Y qué Administrar está compuesta por los vocablos: Ad y Ministrare Que significa “Servir” Por lo tanto Administración puede definirse como: “Actividad Cooperativa que tiene el propósito de Servir”