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“EL TIEMPO ES ORO”

Igual que el dinero o el combustible, el tiempo es un recurso y como tal tiene valor, sin embargo la diferencia con los demás elementos mencionados, radica en que ese valor es incalculable. El mal uso del tiempo es una de las causas más frecuentes en el fracaso de las reuniones y de su improductividad. Otras tantas veces no prestar atención a una adecuada planificación del uso del tiempo, puede provocar una muy mala primera impresión en una entrevista importante e incluso puede llegar a significar perder la oportunidad profesional o de negocios que tanto esperamos. Por todo ello precisamente dedicaremos las siguientes páginas a reflexionar y analizar este recurso tan importante y tan escaso hoy en día: “El Señor Tiempo”.- Cuantas veces hemos escuchado la desgastada frase: “El Tiempo es Oro”, Es una frase muy común y que forma parte del imaginario popular, sin embargo, No es cierto, pues el Oro Perdido se puede recuperar, en cambio el Tiempo que no aprovechemos, nunca más volverá. Así definimos El Tiempo como un recurso inelástico, único e irremplazable y a diferencia de otros recursos, es poseído en iguales cantidades por todos. Por ello las expresiones “malgastar o administrar el tiempo” son un tanto engañosas, pues dan idea de que se puede obrar a voluntad con el tiempo y hacer lo que se quiera con él. Por tal motivo es preferible referirse al uso del tiempo, o empleo del tiempo.- Luego de esta breve introducción estamos en condiciones de esbozar una definición, por lo que diremos que el: USO EFICAZ DEL TIEMPO ES LA HABILIDAD PARA DISTRIBUIR LAS HORAS, LOS DÍAS, LOS MESES Y LOS AÑOS DE MODO QUE EL TIEMPO NO SEA UN OBSTÁCULO SINO UN CANAL PARA OBTENER TODOS O LA MAYORIA DE LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS.- Así es, debemos convertir el tiempo en nuestro aliado y de esa forma hacer de su correcto uso una herramienta de gestión eficaz. Muchos autores que refieren este tema hablan de las causas que nos llevan a un mal uso del tiempo, en tanto otros han definido y categorizado las FPT (Fuentes de Pérdida del Tiempo), reuniendo más de un centenar de ellas a través de encuestas a líderes de organizaciones en todo el mundo. Sin duda para poder solucionar cualquier problema primero debemos conocer sus orígenes, informarnos sobre su alcance y complejidad para finalmente tomar la decisión correcta que nos lleve a la solución del mismo. Este principio elemental del proceso de Toma de Decisiones, es el que desarrollaremos a continuación, y para ello, a modo de síntesis, vamos a referirnos a todas las causas o fuentes de pérdidas de tiempo como a “Los Ladrones del Tiempo” y las resumiremos en las siguientes categorías: Impuestos sobre nosotros por factores Externos: 1) Interrupciones. 2) Esperar por respuestas indefinidamente 3) Indefinición del trabajo a realizar. 4) Trabajo excesivo. Demasiadas Tareas. 5) Comunicaciones deficientes. 6) Cambio permanente de prioridades. 7) Procesos innecesarios. No reglados. 8) Reuniones improductivas. Objetivos no claros 9) Baja moral en la organización. 10) Fallas frecuentes en los equipos de Trabajo. 11) Superiores desorganizados. 12) Prioridades pocos claras y en conflicto Auto-impuestos por nosotros mismos: 13) Falta de capacidad para delegar. 14) Desorden personal. 15) Falta de concentración. 16) No saber escuchar. 17) Falta de autodisciplina. 18) Postergar decisiones. 19) No concluir las tareas ya iniciadas. 20) Postergar las actividades 21) Fatiga. Cansancio Excesivo. 22) Llevar trabajo a casa en días de descanso 23) Actitud negativa hacia el trabajo. 24) No deshacerse rápidamente de documentos pesados ¿A cuántos ladrones pudo identificar? Muchos quizás! Bueno ya es hora de comenzar a atraparlos y quitarlos del medio. ¿Cómo? Tomándose tiempo para reflexionar, poniendo en su tarea diaria más “Cerebro y menos músculo”, pero por sobre todas las cosas reuniendo información, capacitándose y enfrentado el problema, mientras es posible dominarlo.- Recuerde la famosa frase de Peter Drucker: “La eficacia consiste en no solamente hacer las cosas bien, sino en hacer bien lo que realmente hay que hacer” .-

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Conceptos y Principios Básicos de Administración

Repasemos algunos puntos... En un sentido general o amplio podemos definir a la Administración como una Ciencia Social que a través de una serie de principios, técnicas y procedimientos intenta organizar los recursos existentes y a través de un trabajo en equipo o colectivo trata de lograr un propósito u objetivo común que sería muy difícil alcanzar a través de un esfuerzo individual o con recursos aislados entre sí.- Más aún podemos decir que la Administración, ya como acción concreta, es una de las formas que tiene el hombre de satisfacer sus múltiples necesidades tantos individuales como sociales.- Proceso Administrativo: Es una serie encadenada de acciones que determinan una técnica para trabajar en grupos, equipos de trabajo, empresas y / o instituciones de cualquier tipo, donde siempre están involucradas las personas como elemento indispensable para que las organizaciones funcionen.- Etapas del Proceso Administrativo: Se presentan cuatro etapas que son: planificación, organización, dirección y control.- Planificar Es ver por anticipado los pasos a seguir para la realización de los objetivos que se plantean.- El plantear objetivos es fundamental para indicar al grupo u institución hacia donde nos dirigimos y que es lo que queremos o deseamos lograr.- Los objetivos surgen inmediatamente después de haber detectado una necesidad o de haber tomado conciencia de una oportunidad. El ver las necesidades es una función que debe desarrollar el dirigente, que debe estar alerta al medio y al grupo.- Entendemos como contexto a la comunidad donde actúa la institución y que tiene necesidades y expectativas sobre como debe desarrollarse su actividad en la comunidad. Para detectar las necesidades existen técnicas como las encuestas o dinámicas grupales a través de las cuales se pueden apreciar las expectativas. ( Estudios de Expectativas, Estudios de Mercados, etc.). Se deben buscar distintos caminos a seguir para llegar al objetivo propuesto; esta actividad debe ser desarrollada por todo el grupo, mientras más ideas surjan, más posibilidades de concreción de los objetivos tendremos, no siempre la primer idea es la mejor alternativa para seguir.- Debe de quedar bien claro quien va a realizar cada tarea, como debe realizarla y debe tener en claro porque va a realizarla, en que tiempo y con qué recursos va a contar. Tanto los objetivos, las metas y las actividades deben ser reales, alcanzables, es decir: posibles de llevar a la práctica.- Organizar En esta etapa debe verse los recursos humanos y materiales con los que contamos, para saber que es lo que necesitamos y de esta manera tratar de conseguirlos.- Hay que abrir nuestra mente para saber buscar los recursos que necesitamos, estimulando al grupo para conseguir aquellos elementos con los que no contamos.- Debemos tomar conciencia de nuestras posibilidades, conocernos como grupo, nuestras fortalezas y debilidades, tratando de desarrollar nuestras fortalezas para afrontar el proyecto.- Una vez realizado este diagnóstico debemos dotar al grupo, empresa o institución de la estructura necesaria, las normas y reglamentos. Es decir se debe estipular que lugar ocupará cada uno, cuales serán las normativas que se deberán seguir en ese lugar y que resultados deberá obtener al cumplir el rol asignado. Aquí es donde debemos dotar a la organización de un organigrama, un número determinado de normas principales o “supremas” y un manual de procedimientos (como realizar las tareas en cada uno de los roles). Es decir que en esta fijamos la estructura de la organización y el lugar que vamos a ocupar en ella.- Dirigir Consiste en la utilización de distintas técnicas que nos posibiliten poner en marcha aquello que hemos planificado y organizado, es la parte ejecutiva por excelencia. Son las “ideas” y “palabras” que nos llevaran a la acción concreta. Estimular al grupo para trabajar es la función del dirigente, una buena estimulación a través del liderazgo, con motivaciones e incentivos que realmente impulsen al grupo a trabajar para lograr lo planificado con los recursos que contamos y siguiendo el plan establecido será la máxima responsabilidad del o los encargados de la “Coordinación, Dirección y / o Conducción” de la institución.- Controlar Si todo el proceso ha sido coherente, este trabajo nos brindará la información necesaria para saber como hemos trabajado, cuáles han sido nuestras fallas y cuales nuestras virtudes.- Encontraremos información muy valiosa para los próximos trabajos, siempre y cuando el control lo hagamos a conciencia, en forma grupal, para que todos hagan sus aportes. Es importante entender que el control no trata de encontrar un “culpable”, sino que intenta determinar donde cometimos el error, “donde se cortó la soga, para reforzar ese posible punto débil”; y así poder evitar las fallas o deficiencias que pueden provocar un derroche de recursos materiales y el agotamiento de los recursos humanos.- Volvamos algunos pasos atrás... Sin duda en innumerables oportunidades hemos escuchado que la etapa más ardua y prolongada del proceso administrativo es la Planificación. Esto es totalmente cierto y la prueba está que incluso se confunde, muchas veces, y se considera que todas las demás etapas son parte de esta primera que es la planificación.- El resultado final o producto de la etapa de planificación es el plan o planes ( en caso de que estemos en presencia de objetivos distintos dentro de una misma empresa o institución). El Plan, que será nuestra hoja de ruta, en el camino que seguiremos para lograr los objetivos y metas propuestas deberá por sobre todas las cosas contemplar el contexto en el que desarrollaremos nuestras actividades, las tareas, prácticas y procedimientos que debemos seguir, los responsables de llevar a cabo cada una de ellas, sus responsabilidades, el tiempo de ejecución y además el presupuesto al que deberán ajustarse. Debemos recordar además que todo plan debe ser lo suficientemente específico como para evitar confusiones u errores; lo suficientemente flexible, como para poder introducir cambios y / o modificaciones que permitan corregir su curso y sumamente claro para que pueda ser comprendido por cualquier miembro de la organización.- Un buen proceso de planificación, nos asegurará un 50 % del éxito de nuestro proyecto y / o cometido; y el otro 50 % estará representado por la correcta ejecución del plan acordado en el equipo de trabajo, empresa o institución.- Ampliamos el concepto... Si quisiésemos aportar algunas consideraciones más a esta etapa fundamental del proceso administrativo podríamos decir que planificar es proyectar un futuro deseado, plasmando los medios efectivos y reales para lograrlo. Idear y crear para avanzar en un logro determinado; estructurar, investigar, indagar para conocer muy bien la situación en la que nos encontramos o de la que partiremos y ubicarnos en la empresa o institución, conocer su cultura organizacional y poder hacer alcanzar los objetivos propuestos o determinados según sea el caso, y según sea la etapa en la que nos toque participar.- Para terminar... ¿ Sabias qué... ? Administración Deriva del latín: Acción de Administrar ... Y qué Administrar está compuesta por los vocablos: Ad y Ministrare Que significa “Servir” Por lo tanto Administración puede definirse como: “Actividad Cooperativa que tiene el propósito de Servir”

Diccionario de Administración y Gestión

“Términos que se utilizan en la Descripción del Proceso Administrativo” Contexto: Ambiente externo que rodea a la organización, todos aquellos elementos, medios, empresas, organismos (gubernamentales y no gubernamentales), individuos y /o acciones que condicionan el accionar de nuestra empresa o institución y que son ajenas a nuestra área de influencia o no tenemos control, ni posibilidad de ejercer influencia alguna.- Control: Es la función por la que se verifica que el estado de situación es el esperado o deseado. Es un modo de evaluar una realidad o modelo determinado, comparando lo que hemos logrado al momento del control, con los resultados que esperábamos obtener. Es la diferencia que existe entre lo que “es” y lo que “debiera ser”.- Cultura Organizacional: Es el conjunto de valores generalmente compartidos entre todos los miembros de una organización – ideas, expectativas, deseos, conceptos, fuerzas y motivaciones – que determinan y / o aseguran un determinado comportamiento, es decir una manera y forma de decir y hacer las cosas. Es “El Estilo de Vida de la Organización” y que se va creando, no a través de normas estrictas, sino por medio de incentivos y castigos, y por sobre todas las cosas a través de un sentimiento de pertenencia: “Yo soy parte de esta empresa y /o institución” y que se refleja a través de frases como: “ mi empresa necesita...”, “ en mí empresa trabajamos más porque...”, “ en mi escuela participamos en...”, etc.- Curso de Acción: Es el conjunto de actos específicos de una persona o equipo de trabajo para lograr un propósito determinado.- Eficiencia: Es la cualidad de un sistema, elemento o recurso – por ejemplo mano de obra- de generar resultado acordes a una directiva, norma o estándar fijado previamente. La eficiencia mide hasta que punto un sistema o recurso alcanza el rendimiento esperado o adecuado, según la pauta establecida. Se dice que algo es eficiente cuando alcanza el máximo rendimiento esperado.- Escenario: Es la representación y / o visión de distintas alternativas de futuros deseados o posibles. Es decir proyectar como será nuestra situación y / o realidad en el futuro según las diferentes decisiones que tomemos y los factores que intervengan en el desarrollo de nuestra vida organizacional.- Fines: Es el conjunto de metas, objetivos, propósitos, ideales y misión de una organización.- Medios: Son las decisiones, programas, procedimientos y prácticas a través de las cuales trataremos de alcanzar los objetivos propuestos. Cuando todos estos elementos se relacionan y forman parte de un sistema pensado y organizado, vale decir cuando todos apuntan a un fin común y con un mismo sentido se convierten en “Estrategia”.- Meta: Es el objetivo cuantificado que se desea alcanzar, en un tiempo específico dentro del tiempo o “período” que fija un plan. La meta es “Cuánto” queremos hacer y en que tiempo: “plazo”.- Modelo: Es la representación o visualización ( manera de ver y hacer las cosas) de un sistema. Es el modo de comprender, pensar y actuar sobre la realidad.- Objetivo: Es el estado futuro que queremos alcanzar. Es donde queremos llegar. El “Qué” queremos lograr. Es el “Para qué” ponemos en marcha un conjunto de actividades o plan.- Plan: Es la descripción detallada y completa de un conjunto de decisiones y acciones que actúan entre sí y que se orientan o dirigen al cumplimiento del o los objetivos propuestos. Un plan está integrado por: fines, medios, recursos, acciones y controles.- Plan de acción: Es parte integrante del plan general y normalmente se grafica o presenta a través de un esquema o “Matriz de Planificación” que dice quién hará qué, cómo, cuándo y dónde. Es decir que muestra las actividades que se van a realizar, quienes serán los responsables de llevarlas a cabo, con qué recursos, en cuánto tiempo y en qué lugar se pondrán en marcha.- Planear o Planificar: Es en general, la acción de tomar decisiones anticipadas, decidir y establecer por anticipado lo que se debe hacer. Es prever el camino a seguir. En otras palabras es dibujar el mapa con el que guiaremos nuestro andar.- Política: Es el conjunto de criterios, normas, pautas, valores y estándares, que definen la forma y la manera de tomar las decisiones y llevarlas a la práctica. Práctica: Es un curso de acción, un determinado modo de operar o actuar que se repite en circunstancias o escenarios similares. Presupuesto: Es el documento que establece la cuantificación (medición en valores, parámetros y / o datos ciertos y reales) del plan o conjunto de planes de una organización, en un tiempo fijado: Ej. un año. Normalmente un presupuesto refleja en números monetarios (es decir en $) lo que significará el cumplimiento de los objetivos, integrando tanto los recursos materiales como humanos.- Procedimiento: Es la secuencia de acciones que se dirigen a una sola meta, generalmente de corto plazo. Es decir son las tareas que se repiten en forma idéntica en plazos relativamente cortos. Programa: Son el conjunto de acciones que integrado por varios procedimientos, llevan a la concreción de un plan. En otras palabras, una tarea aislada y sencilla, cuando se repite en circunstancias similares se transforma en una práctica; a su vez cuando las prácticas se hacen repetitivas y necesarias para lograr un determinado resultado se transforman en un procedimiento. La repetición de ciertos procedimientos para lograr lo que queremos se denomina “Programa”.

Guía Práctica del Proceso de Planificación

Planificar Es ver por anticipado los pasos a seguir para la realización de los objetivos que se plantean.- El plantear objetivos es fundamental para indicar al grupo u institución hacia donde nos dirigimos y que es lo que queremos o deseamos lograr.- Los objetivos surgen inmediatamente después de haber detectado una necesidad o de haber tomado conciencia de una oportunidad. El ver las necesidades es una función que debe desarrollar el dirigente, que debe estar alerta al medio y al grupo.- Entendemos como contexto a la comunidad donde actúa la institución y que tiene necesidades y expectativas sobre como debe desarrollarse su actividad en la comunidad. Para detectar las necesidades existen técnicas como las encuestas o dinámicas grupales a través de las cuales se pueden apreciar las expectativas. ( Estudios de Expectativas, Estudios de Mercados, etc.). Se deben buscar distintos caminos a seguir para llegar al objetivo propuesto; esta actividad debe ser desarrollada por todo el grupo, mientras más ideas surjan, más posibilidades de concreción de los objetivos tendremos, no siempre la primer idea es la mejor alternativa para seguir.- Debe de quedar bien claro quien va a realizar cada tarea, como debe realizarla y debe tener en claro porque va a realizarla, en que tiempo y con qué recursos va a contar. Tanto los objetivos, las metas y las actividades deben ser reales, alcanzables, es decir: posibles de llevar a la práctica.- La planificación de un proyecto consta de cuatro partes: 1.- Creatividad: a) Debe realizarse un estudio de mercado b) Debemos determinar nuestra dirección c) Debemos ser originales e innovar d) Debemos basarnos en nuestra filosofía e) Debemos determinar nuestras metas 2.- Análisis: a) Información: * análisis de nuestros recursos humanos* * análisis del panorama interno* * análisis del panorama externo* b) Estudio del escenario 3.- Planificación: Planificar es decir por anticipado: ¿Qué se quiere hacer? Naturaleza del Plan ¿Por qué se quiere hacer? Origen y Fundamentos ¿Para qué se quiere hacer? Objetivos u Propósitos ¿Cuánto se quiere hacer? Metas ¿Dónde se quiere hacer? Localización ¿A quiénes va dirigido? Beneficiarios-Público-Clientes ¿Cuándo se quiere hacer? Cronograma de plazos: Tiempos ¿Cómo se va a hacer? Actividades y/o tareas a realizar ¿Quiénes lo van a hacer? Responsables: Roles y Funciones ¿Con qué se va a hacer? Recursos ¿ Por qué Planear ? a) El planeamiento es un generador de ideas b) El planeamiento es una herramienta de control: ·pre-actividad* “ a priori” ·durante la actividad* “ concomitante” ·luego de realizada la actividad* “a posteriori” c) El planeamiento es una herramienta de comunicación d) Es un organizador de la acción e) Es un integrador de la organización Un buen plan debe ser: * flexible * simple * consistente * realista * cuantificable * global * formalizado Debemos crear un clima para la planificación efectiva: a) No debe dejarse al azar b) Debe empezar desde arriba c) Debe ser clara y definida d) Las metas, estrategias y políticas deben comunicarse con claridad e) Debe involucrar conciencia y aceptación al cambio Limitaciones en la Planificación: a) Dificultad para establecer premisas acertadas b) El problema del cambio rápido c) Inflexibilidades internas: * políticas de la empresa* * procedimientos* * inversión de capital d) Inflexibilidades impuestas externamente: * políticas * culturas * cambios tecnológicos e) Costos y tiempo 4.- Implementación y control: a) Comenzar con lo planificado b) Tener buena comunicación dentro del grupo de trabajo para estar al día. c) Realizar controles parciales d) Coordinar el proyecto e) Control - feed back CREATIVIDAD ANÁLISIS DIAGNÓSTICO PROCESO DE PLANIFICACIÓN Son los ingredientes para arribar a un buen: PLAN "Si hemos realizado bien el proceso de planificación en cualquier actividad y/o iniciativa que emprendamos, sin duda el 50 % del éxito ya estará asegurado".-