“EL TIEMPO ES ORO”

Igual que el dinero o el combustible, el tiempo es un recurso y como tal tiene valor, sin embargo la diferencia con los demás elementos mencionados, radica en que ese valor es incalculable. El mal uso del tiempo es una de las causas más frecuentes en el fracaso de las reuniones y de su improductividad. Otras tantas veces no prestar atención a una adecuada planificación del uso del tiempo, puede provocar una muy mala primera impresión en una entrevista importante e incluso puede llegar a significar perder la oportunidad profesional o de negocios que tanto esperamos. Por todo ello precisamente dedicaremos las siguientes páginas a reflexionar y analizar este recurso tan importante y tan escaso hoy en día: “El Señor Tiempo”.- Cuantas veces hemos escuchado la desgastada frase: “El Tiempo es Oro”, Es una frase muy común y que forma parte del imaginario popular, sin embargo, No es cierto, pues el Oro Perdido se puede recuperar, en cambio el Tiempo que no aprovechemos, nunca más volverá. Así definimos El Tiempo como un recurso inelástico, único e irremplazable y a diferencia de otros recursos, es poseído en iguales cantidades por todos. Por ello las expresiones “malgastar o administrar el tiempo” son un tanto engañosas, pues dan idea de que se puede obrar a voluntad con el tiempo y hacer lo que se quiera con él. Por tal motivo es preferible referirse al uso del tiempo, o empleo del tiempo.- Luego de esta breve introducción estamos en condiciones de esbozar una definición, por lo que diremos que el: USO EFICAZ DEL TIEMPO ES LA HABILIDAD PARA DISTRIBUIR LAS HORAS, LOS DÍAS, LOS MESES Y LOS AÑOS DE MODO QUE EL TIEMPO NO SEA UN OBSTÁCULO SINO UN CANAL PARA OBTENER TODOS O LA MAYORIA DE LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS.- Así es, debemos convertir el tiempo en nuestro aliado y de esa forma hacer de su correcto uso una herramienta de gestión eficaz. Muchos autores que refieren este tema hablan de las causas que nos llevan a un mal uso del tiempo, en tanto otros han definido y categorizado las FPT (Fuentes de Pérdida del Tiempo), reuniendo más de un centenar de ellas a través de encuestas a líderes de organizaciones en todo el mundo. Sin duda para poder solucionar cualquier problema primero debemos conocer sus orígenes, informarnos sobre su alcance y complejidad para finalmente tomar la decisión correcta que nos lleve a la solución del mismo. Este principio elemental del proceso de Toma de Decisiones, es el que desarrollaremos a continuación, y para ello, a modo de síntesis, vamos a referirnos a todas las causas o fuentes de pérdidas de tiempo como a “Los Ladrones del Tiempo” y las resumiremos en las siguientes categorías: Impuestos sobre nosotros por factores Externos: 1) Interrupciones. 2) Esperar por respuestas indefinidamente 3) Indefinición del trabajo a realizar. 4) Trabajo excesivo. Demasiadas Tareas. 5) Comunicaciones deficientes. 6) Cambio permanente de prioridades. 7) Procesos innecesarios. No reglados. 8) Reuniones improductivas. Objetivos no claros 9) Baja moral en la organización. 10) Fallas frecuentes en los equipos de Trabajo. 11) Superiores desorganizados. 12) Prioridades pocos claras y en conflicto Auto-impuestos por nosotros mismos: 13) Falta de capacidad para delegar. 14) Desorden personal. 15) Falta de concentración. 16) No saber escuchar. 17) Falta de autodisciplina. 18) Postergar decisiones. 19) No concluir las tareas ya iniciadas. 20) Postergar las actividades 21) Fatiga. Cansancio Excesivo. 22) Llevar trabajo a casa en días de descanso 23) Actitud negativa hacia el trabajo. 24) No deshacerse rápidamente de documentos pesados ¿A cuántos ladrones pudo identificar? Muchos quizás! Bueno ya es hora de comenzar a atraparlos y quitarlos del medio. ¿Cómo? Tomándose tiempo para reflexionar, poniendo en su tarea diaria más “Cerebro y menos músculo”, pero por sobre todas las cosas reuniendo información, capacitándose y enfrentado el problema, mientras es posible dominarlo.- Recuerde la famosa frase de Peter Drucker: “La eficacia consiste en no solamente hacer las cosas bien, sino en hacer bien lo que realmente hay que hacer” .-

Conceptos y Principios Básicos de Administración

Repasemos algunos puntos... En un sentido general o amplio podemos definir a la Administración como una Ciencia Social que a través de una serie de principios, técnicas y procedimientos intenta organizar los recursos existentes y a través de un trabajo en equipo o colectivo trata de lograr un propósito u objetivo común que sería muy difícil alcanzar a través de un esfuerzo individual o con recursos aislados entre sí.- Más aún podemos decir que la Administración, ya como acción concreta, es una de las formas que tiene el hombre de satisfacer sus múltiples necesidades tantos individuales como sociales.- Proceso Administrativo: Es una serie encadenada de acciones que determinan una técnica para trabajar en grupos, equipos de trabajo, empresas y / o instituciones de cualquier tipo, donde siempre están involucradas las personas como elemento indispensable para que las organizaciones funcionen.- Etapas del Proceso Administrativo: Se presentan cuatro etapas que son: planificación, organización, dirección y control.- Planificar Es ver por anticipado los pasos a seguir para la realización de los objetivos que se plantean.- El plantear objetivos es fundamental para indicar al grupo u institución hacia donde nos dirigimos y que es lo que queremos o deseamos lograr.- Los objetivos surgen inmediatamente después de haber detectado una necesidad o de haber tomado conciencia de una oportunidad. El ver las necesidades es una función que debe desarrollar el dirigente, que debe estar alerta al medio y al grupo.- Entendemos como contexto a la comunidad donde actúa la institución y que tiene necesidades y expectativas sobre como debe desarrollarse su actividad en la comunidad. Para detectar las necesidades existen técnicas como las encuestas o dinámicas grupales a través de las cuales se pueden apreciar las expectativas. ( Estudios de Expectativas, Estudios de Mercados, etc.). Se deben buscar distintos caminos a seguir para llegar al objetivo propuesto; esta actividad debe ser desarrollada por todo el grupo, mientras más ideas surjan, más posibilidades de concreción de los objetivos tendremos, no siempre la primer idea es la mejor alternativa para seguir.- Debe de quedar bien claro quien va a realizar cada tarea, como debe realizarla y debe tener en claro porque va a realizarla, en que tiempo y con qué recursos va a contar. Tanto los objetivos, las metas y las actividades deben ser reales, alcanzables, es decir: posibles de llevar a la práctica.- Organizar En esta etapa debe verse los recursos humanos y materiales con los que contamos, para saber que es lo que necesitamos y de esta manera tratar de conseguirlos.- Hay que abrir nuestra mente para saber buscar los recursos que necesitamos, estimulando al grupo para conseguir aquellos elementos con los que no contamos.- Debemos tomar conciencia de nuestras posibilidades, conocernos como grupo, nuestras fortalezas y debilidades, tratando de desarrollar nuestras fortalezas para afrontar el proyecto.- Una vez realizado este diagnóstico debemos dotar al grupo, empresa o institución de la estructura necesaria, las normas y reglamentos. Es decir se debe estipular que lugar ocupará cada uno, cuales serán las normativas que se deberán seguir en ese lugar y que resultados deberá obtener al cumplir el rol asignado. Aquí es donde debemos dotar a la organización de un organigrama, un número determinado de normas principales o “supremas” y un manual de procedimientos (como realizar las tareas en cada uno de los roles). Es decir que en esta fijamos la estructura de la organización y el lugar que vamos a ocupar en ella.- Dirigir Consiste en la utilización de distintas técnicas que nos posibiliten poner en marcha aquello que hemos planificado y organizado, es la parte ejecutiva por excelencia. Son las “ideas” y “palabras” que nos llevaran a la acción concreta. Estimular al grupo para trabajar es la función del dirigente, una buena estimulación a través del liderazgo, con motivaciones e incentivos que realmente impulsen al grupo a trabajar para lograr lo planificado con los recursos que contamos y siguiendo el plan establecido será la máxima responsabilidad del o los encargados de la “Coordinación, Dirección y / o Conducción” de la institución.- Controlar Si todo el proceso ha sido coherente, este trabajo nos brindará la información necesaria para saber como hemos trabajado, cuáles han sido nuestras fallas y cuales nuestras virtudes.- Encontraremos información muy valiosa para los próximos trabajos, siempre y cuando el control lo hagamos a conciencia, en forma grupal, para que todos hagan sus aportes. Es importante entender que el control no trata de encontrar un “culpable”, sino que intenta determinar donde cometimos el error, “donde se cortó la soga, para reforzar ese posible punto débil”; y así poder evitar las fallas o deficiencias que pueden provocar un derroche de recursos materiales y el agotamiento de los recursos humanos.- Volvamos algunos pasos atrás... Sin duda en innumerables oportunidades hemos escuchado que la etapa más ardua y prolongada del proceso administrativo es la Planificación. Esto es totalmente cierto y la prueba está que incluso se confunde, muchas veces, y se considera que todas las demás etapas son parte de esta primera que es la planificación.- El resultado final o producto de la etapa de planificación es el plan o planes ( en caso de que estemos en presencia de objetivos distintos dentro de una misma empresa o institución). El Plan, que será nuestra hoja de ruta, en el camino que seguiremos para lograr los objetivos y metas propuestas deberá por sobre todas las cosas contemplar el contexto en el que desarrollaremos nuestras actividades, las tareas, prácticas y procedimientos que debemos seguir, los responsables de llevar a cabo cada una de ellas, sus responsabilidades, el tiempo de ejecución y además el presupuesto al que deberán ajustarse. Debemos recordar además que todo plan debe ser lo suficientemente específico como para evitar confusiones u errores; lo suficientemente flexible, como para poder introducir cambios y / o modificaciones que permitan corregir su curso y sumamente claro para que pueda ser comprendido por cualquier miembro de la organización.- Un buen proceso de planificación, nos asegurará un 50 % del éxito de nuestro proyecto y / o cometido; y el otro 50 % estará representado por la correcta ejecución del plan acordado en el equipo de trabajo, empresa o institución.- Ampliamos el concepto... Si quisiésemos aportar algunas consideraciones más a esta etapa fundamental del proceso administrativo podríamos decir que planificar es proyectar un futuro deseado, plasmando los medios efectivos y reales para lograrlo. Idear y crear para avanzar en un logro determinado; estructurar, investigar, indagar para conocer muy bien la situación en la que nos encontramos o de la que partiremos y ubicarnos en la empresa o institución, conocer su cultura organizacional y poder hacer alcanzar los objetivos propuestos o determinados según sea el caso, y según sea la etapa en la que nos toque participar.- Para terminar... ¿ Sabias qué... ? Administración Deriva del latín: Acción de Administrar ... Y qué Administrar está compuesta por los vocablos: Ad y Ministrare Que significa “Servir” Por lo tanto Administración puede definirse como: “Actividad Cooperativa que tiene el propósito de Servir”

Diccionario de Administración y Gestión

“Términos que se utilizan en la Descripción del Proceso Administrativo” Contexto: Ambiente externo que rodea a la organización, todos aquellos elementos, medios, empresas, organismos (gubernamentales y no gubernamentales), individuos y /o acciones que condicionan el accionar de nuestra empresa o institución y que son ajenas a nuestra área de influencia o no tenemos control, ni posibilidad de ejercer influencia alguna.- Control: Es la función por la que se verifica que el estado de situación es el esperado o deseado. Es un modo de evaluar una realidad o modelo determinado, comparando lo que hemos logrado al momento del control, con los resultados que esperábamos obtener. Es la diferencia que existe entre lo que “es” y lo que “debiera ser”.- Cultura Organizacional: Es el conjunto de valores generalmente compartidos entre todos los miembros de una organización – ideas, expectativas, deseos, conceptos, fuerzas y motivaciones – que determinan y / o aseguran un determinado comportamiento, es decir una manera y forma de decir y hacer las cosas. Es “El Estilo de Vida de la Organización” y que se va creando, no a través de normas estrictas, sino por medio de incentivos y castigos, y por sobre todas las cosas a través de un sentimiento de pertenencia: “Yo soy parte de esta empresa y /o institución” y que se refleja a través de frases como: “ mi empresa necesita...”, “ en mí empresa trabajamos más porque...”, “ en mi escuela participamos en...”, etc.- Curso de Acción: Es el conjunto de actos específicos de una persona o equipo de trabajo para lograr un propósito determinado.- Eficiencia: Es la cualidad de un sistema, elemento o recurso – por ejemplo mano de obra- de generar resultado acordes a una directiva, norma o estándar fijado previamente. La eficiencia mide hasta que punto un sistema o recurso alcanza el rendimiento esperado o adecuado, según la pauta establecida. Se dice que algo es eficiente cuando alcanza el máximo rendimiento esperado.- Escenario: Es la representación y / o visión de distintas alternativas de futuros deseados o posibles. Es decir proyectar como será nuestra situación y / o realidad en el futuro según las diferentes decisiones que tomemos y los factores que intervengan en el desarrollo de nuestra vida organizacional.- Fines: Es el conjunto de metas, objetivos, propósitos, ideales y misión de una organización.- Medios: Son las decisiones, programas, procedimientos y prácticas a través de las cuales trataremos de alcanzar los objetivos propuestos. Cuando todos estos elementos se relacionan y forman parte de un sistema pensado y organizado, vale decir cuando todos apuntan a un fin común y con un mismo sentido se convierten en “Estrategia”.- Meta: Es el objetivo cuantificado que se desea alcanzar, en un tiempo específico dentro del tiempo o “período” que fija un plan. La meta es “Cuánto” queremos hacer y en que tiempo: “plazo”.- Modelo: Es la representación o visualización ( manera de ver y hacer las cosas) de un sistema. Es el modo de comprender, pensar y actuar sobre la realidad.- Objetivo: Es el estado futuro que queremos alcanzar. Es donde queremos llegar. El “Qué” queremos lograr. Es el “Para qué” ponemos en marcha un conjunto de actividades o plan.- Plan: Es la descripción detallada y completa de un conjunto de decisiones y acciones que actúan entre sí y que se orientan o dirigen al cumplimiento del o los objetivos propuestos. Un plan está integrado por: fines, medios, recursos, acciones y controles.- Plan de acción: Es parte integrante del plan general y normalmente se grafica o presenta a través de un esquema o “Matriz de Planificación” que dice quién hará qué, cómo, cuándo y dónde. Es decir que muestra las actividades que se van a realizar, quienes serán los responsables de llevarlas a cabo, con qué recursos, en cuánto tiempo y en qué lugar se pondrán en marcha.- Planear o Planificar: Es en general, la acción de tomar decisiones anticipadas, decidir y establecer por anticipado lo que se debe hacer. Es prever el camino a seguir. En otras palabras es dibujar el mapa con el que guiaremos nuestro andar.- Política: Es el conjunto de criterios, normas, pautas, valores y estándares, que definen la forma y la manera de tomar las decisiones y llevarlas a la práctica. Práctica: Es un curso de acción, un determinado modo de operar o actuar que se repite en circunstancias o escenarios similares. Presupuesto: Es el documento que establece la cuantificación (medición en valores, parámetros y / o datos ciertos y reales) del plan o conjunto de planes de una organización, en un tiempo fijado: Ej. un año. Normalmente un presupuesto refleja en números monetarios (es decir en $) lo que significará el cumplimiento de los objetivos, integrando tanto los recursos materiales como humanos.- Procedimiento: Es la secuencia de acciones que se dirigen a una sola meta, generalmente de corto plazo. Es decir son las tareas que se repiten en forma idéntica en plazos relativamente cortos. Programa: Son el conjunto de acciones que integrado por varios procedimientos, llevan a la concreción de un plan. En otras palabras, una tarea aislada y sencilla, cuando se repite en circunstancias similares se transforma en una práctica; a su vez cuando las prácticas se hacen repetitivas y necesarias para lograr un determinado resultado se transforman en un procedimiento. La repetición de ciertos procedimientos para lograr lo que queremos se denomina “Programa”.

Guía Práctica del Proceso de Planificación

Planificar Es ver por anticipado los pasos a seguir para la realización de los objetivos que se plantean.- El plantear objetivos es fundamental para indicar al grupo u institución hacia donde nos dirigimos y que es lo que queremos o deseamos lograr.- Los objetivos surgen inmediatamente después de haber detectado una necesidad o de haber tomado conciencia de una oportunidad. El ver las necesidades es una función que debe desarrollar el dirigente, que debe estar alerta al medio y al grupo.- Entendemos como contexto a la comunidad donde actúa la institución y que tiene necesidades y expectativas sobre como debe desarrollarse su actividad en la comunidad. Para detectar las necesidades existen técnicas como las encuestas o dinámicas grupales a través de las cuales se pueden apreciar las expectativas. ( Estudios de Expectativas, Estudios de Mercados, etc.). Se deben buscar distintos caminos a seguir para llegar al objetivo propuesto; esta actividad debe ser desarrollada por todo el grupo, mientras más ideas surjan, más posibilidades de concreción de los objetivos tendremos, no siempre la primer idea es la mejor alternativa para seguir.- Debe de quedar bien claro quien va a realizar cada tarea, como debe realizarla y debe tener en claro porque va a realizarla, en que tiempo y con qué recursos va a contar. Tanto los objetivos, las metas y las actividades deben ser reales, alcanzables, es decir: posibles de llevar a la práctica.- La planificación de un proyecto consta de cuatro partes: 1.- Creatividad: a) Debe realizarse un estudio de mercado b) Debemos determinar nuestra dirección c) Debemos ser originales e innovar d) Debemos basarnos en nuestra filosofía e) Debemos determinar nuestras metas 2.- Análisis: a) Información: * análisis de nuestros recursos humanos* * análisis del panorama interno* * análisis del panorama externo* b) Estudio del escenario 3.- Planificación: Planificar es decir por anticipado: ¿Qué se quiere hacer? Naturaleza del Plan ¿Por qué se quiere hacer? Origen y Fundamentos ¿Para qué se quiere hacer? Objetivos u Propósitos ¿Cuánto se quiere hacer? Metas ¿Dónde se quiere hacer? Localización ¿A quiénes va dirigido? Beneficiarios-Público-Clientes ¿Cuándo se quiere hacer? Cronograma de plazos: Tiempos ¿Cómo se va a hacer? Actividades y/o tareas a realizar ¿Quiénes lo van a hacer? Responsables: Roles y Funciones ¿Con qué se va a hacer? Recursos ¿ Por qué Planear ? a) El planeamiento es un generador de ideas b) El planeamiento es una herramienta de control: ·pre-actividad* “ a priori” ·durante la actividad* “ concomitante” ·luego de realizada la actividad* “a posteriori” c) El planeamiento es una herramienta de comunicación d) Es un organizador de la acción e) Es un integrador de la organización Un buen plan debe ser: * flexible * simple * consistente * realista * cuantificable * global * formalizado Debemos crear un clima para la planificación efectiva: a) No debe dejarse al azar b) Debe empezar desde arriba c) Debe ser clara y definida d) Las metas, estrategias y políticas deben comunicarse con claridad e) Debe involucrar conciencia y aceptación al cambio Limitaciones en la Planificación: a) Dificultad para establecer premisas acertadas b) El problema del cambio rápido c) Inflexibilidades internas: * políticas de la empresa* * procedimientos* * inversión de capital d) Inflexibilidades impuestas externamente: * políticas * culturas * cambios tecnológicos e) Costos y tiempo 4.- Implementación y control: a) Comenzar con lo planificado b) Tener buena comunicación dentro del grupo de trabajo para estar al día. c) Realizar controles parciales d) Coordinar el proyecto e) Control - feed back CREATIVIDAD ANÁLISIS DIAGNÓSTICO PROCESO DE PLANIFICACIÓN Son los ingredientes para arribar a un buen: PLAN "Si hemos realizado bien el proceso de planificación en cualquier actividad y/o iniciativa que emprendamos, sin duda el 50 % del éxito ya estará asegurado".-

Algo sobre Motivación

Son muchas las definiciones que podrían darse del término MOTIVACION y en consecuencia es muy probable que no llegáramos a un acuerdo acerca de cuál es la más perfecta, tal y como les sucede a los estudiosos del tema. Así pues, sin tratar de ser dogmático y sabiendo que otras muchas definiciones podrían ser igualmente válidas, vamos a considerar. Motivar es lograr un cambio en la conducta de otro dirigido a un fin. Aún a juicio de pecar de demasiado simples, podríamos decir que la conducta humana se basa en un binomio, por lo que a ciertos estímulos corresponderían ciertas respuestas. Visto el proceso de esta forma, efectivamente es demasiado simple y esto sería únicamente válido para seres que sean completamente idénticos. Esto, hoy por hoy, no existe. Cada individuo reacciona de un modo distinto. Para algunas personas el mejor estimulo es lo que los americanos llaman KITA (patada en el trasero), lo cual para otros puede ser lo peor posible. Y esto es debido a que cada individuo es diferente, cada individuo tiene su propia personalidad. De esta forma es necesario introducir un tercer elemento en el esquema anterior. ESTIMULO - ORGANISMO - RESPUESTA Un mismo estímulo, aplicado a dos personas diferentes, normalmente implicará una respuesta diferente. Aún podemos ir más allá. Un mismo estímulo, aplicado a una misma persona en circunstancias diferentes, puede conseguir respuestas diferentes. Podríamos decir que la motivación cubre el espacio que existe entre la capacidad y la realización. Esto es, si nuestra capacidad es motivada (estimulada) para conseguir un determinado objetivo, se produce la realización. Sin embargo, a pesar de poseer capacidad, no recibimos ninguna motivación, bien de nosotros mismos o bien de otras personas, lo más probable es que no se consiga nada. Vamos a detenernos un poco más en este punto. La experiencia cotidiana nos dice que para obtener algo de una persona es necesario que ésta esté motivada y no es suficiente conque tenga capacidad para hacerlo. También podemos decir, que si una persona tiene la capacidad suficiente, pero no se motiva a sí misma o impide que los demás puedan motivarla, será muy difícil que llegue a hacer algo. Estudios sobre motivación: Vamos a comentar ahora algunos de los más importantes estudios realizados en el campo motivacional. ESTUDIO DE HAWTHORNE Estos estudios se realizaron en la Western Electric, cuando la dirección de la empresa se decidió a aumentar su productividad en las factorías. Para ello decidieron iluminar mejor el área de trabajo. Se aumentaron los niveles de iluminación y se registraron las mejoras conseguidas. La primera hipótesis que se había establecido (que la productividad aumentaría al aumentar la iluminación) no se cumplió, ya que la producción aumentaba al incrementar la iluminación, pero también aumentaba cuando había menos luz en el área de trabajo. Después de esto se decidió estudiar otros factores, como el tiempo de trabajo y los descansos establecidos a lo largo de la jornada. De nuevo, la productividad mejoraba con independencia de los factores estudiados. ¿Cuál era entonces, la causa que ocasionaba este aumento en la productividad? El hecho de sentirse importantes. A los trabajadores se les había participado que iban a participar en un experimento importante y previamente a éste se les había pedido su colaboración, éste hecho les impulsó a involucrarse más profundamente con su trabajo. Estos estudios fueron decisivos para que se comprobara más detenidamente la relación entre motivación y productividad. LA PIRAMIDE DE MASLOW Abrahám Maslow parte de una serie de premisas básicas para explicar su jerarquía de necesidades. · Todas las necesidades humanas se pueden agrupar en cinco grandes jerarquías. En cuanto una necesidad es satisfecha, otra viene a ocupar su lugar. Las necesidades superiores son más difíciles de satisfacer que las inferiores. · Cuando surge una necesidad, automáticamente el organismo tiende a satisfacerla, creando la conducta adecuada. · Una necesidad satisfecha deja de ser un factor importante y motivacional del comportamiento. · Para que una necesidad motive el comportamiento, es preciso que estén satisfechas las de rango inferior. Las necesidades humanas se agrupan en : · Necesidades fisiológicas. · Necesidades de seguridad. · Necesidades sociales. · Necesidades psicológicas. · Necesidades de desarrollo o autorrealización. Las necesidades fisiológicas son las que tienen mayor prioridad para el hombre: alimento, descanso, ejercicio, cobijo, y sexo. Cuando estas necesidades están satisfechas en un alto porcentaje, las del escalón superior pueden motivar al individuo. Las necesidades de seguridad tienen como objeto buscar una protección contra el peligro o cualquier amenaza, ya sean éstas de tipo físico (accidente) o económicas (inestabilidad laboral). Las necesidades sociales empiezan a ser importantes una vez que el hombre ha asegurado su supervivencia y su seguridad (ser aceptado por los demás, ser miembro de un grupo, conseguir el aprecio de otros...). Las necesidades psicológicas hacen referencia al status, a la relación con los demás, a los conocimientos y a los logros. No son demasiadas las personas que están motivadas por estas necesidades. Las necesidades de desarrollo o de autorrealización son las que están en la cúspide de la pirámide. Estas necesidades mueven al individuo a realizar todo su potencial, por lo que nunca se llegan a satisfacer totalmente. Conviene señalar que éstos peldaños conviene subirlos de modo sucesivo: no es posible pasar del primero al tercero, por ejemplo. Cuando las cosas van mal, es posible descender en vez de ascender en la pirámide. Por último hay que añadir que el hombre puede estar en varios peldaños a la vez, ya que no es necesario una satisfacción del 100% para pasar de un escalón al superior. Maslow considera que las necesidades se satisfacen, como promedio: las fisiológicas en un 85%, las de seguridad en un 70%, las sociales en un 50%, las psicológicas en un 40% y las de autorrealización en un 10%. LA MOTIVACION. PROFILAXIS DE HERZBERG. Herzberg ha estudiado los factores que afectan a las actitudes en el trabajo, habiendo conseguido los siguientes resultados: Los factores motivadores son la causa primordial de satisfacción y los factores de higiene la causa principal en el trabajo. Los factores de crecimiento o motivadores intrínsecos en el trabajo son, en orden de mayor a menor: 1- El logro de la obtención. 2- El reconocimiento del logro. 3- El trabajo en sí mismo. 4- La responsabilidad. 5- La promoción. 6- La posibilidad de desarrollo. Los factores que tienen relación con el proceso de evitar el daño o factores de higiene o profilácticos y que son extrínsecos respecto del trabajo son en orden de mayor a menor. 1- Normas de procedimiento de gestión de la organización. 2- La supervisión. 3- Relaciones con el superior. 4- Las condiciones de trabajo. 5- El salario. 6- Las relaciones con iguales. 7- Vida privada. 8- Relaciones con subordinados. 9- El status y la categoría. 10- La seguridad. Las conclusiones de su estudio, son que todos los factores que contribuyen a la satisfacción en el trabajo, el 81% son motivadores. De todos los factores que contribuyen a la satisfacción en el trabajo el 69% son de factores de higiene. TEORIA X , TEORIA Y DE MCGREGOR Mcgregor llega a la conclusión de que las teorías sobre el comportamiento del hombre podrían agruparse en estas dos teorías, inclinándose unas personas por una y otras por otra, en función de las suposiciones que cada uno tenga sobre los demás. TEORIA X 1- Una persona normal siente un rechazo innato hacia el trabajo y siempre que pueda intentará evitarlo. 2- Debido a este rechazo, a la gente hay que obligarla, controlarla dirigirla, para que contribuya con su esfuerzo a lograr los objetivos de la organización. 3- Una persona normal busca ante todo seguridad y prefiere ser dirigido. Tiene poca ambición y procura evitar la responsabilidad. TEORIA Y 1- El empleo de esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el jugar y el descansar . 2- El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios de conseguir el esfuerzo que lleva a los objetivos. El hombre puede dirigirse y autocontrolarse cuando trabaja para conseguir unos objetivos con los que se ha comprometido. 3- El comprometerse con los objetivos es una función de la recompensa asociada con los logros de esos objetivos. 4- Cuando se dan las circunstancias apropiadas, el hombre normal no sólo acepta las responsabilidades, sino que incluso la busca. 5- Los recursos relativamente importantes de imaginación, ingenuidad y creatividad para resolver problemas organizativos se encuentran ampliamente distribuidos entre la población. 6- En las condiciones de vida industrial moderna, el potencial intelectual del hombre normal no se utiliza más que parcialmente.

Reuniones Eficaces

TRANSFORME SUS REUNIONES EN ESPACIOS DE TRABAJO PRODUCTIVO Y TOMA DE DECISIONES EFICACES – Le cuento una Historia... ¿Alguna Vez estuvo en una Reunión Así? Era un viernes poco antes de terminar la jornada laboral. Teníamos por delante sábado, domingo y el lunes feriado. La reunión había sido informada 23 con una hora de anticipación para tratar un tema relativo a la marcha del negocio, pero nadie sabía bien que tema específicamente se iba a tratar. Mientras el jefe habría el juego nos relataba el motivo de la reunión, muchos de nosotros pensábamos: si hubiera sabido venía mejor preparado... Podría llamar a alguien para que me traiga la carpeta aquella donde tengo toda esta información... Ya pasados varios minutos a la deriva, el jefe dice: - permítanme voy a recabar información precisa. Se dirige hacia su computadora contigua a la mesa redonda donde estábamos. Con una cara propia de quien va a hacer algo complicado busca en su correo electrónico... Los minutos pasan... Quien está a mi lado me susurra por lo bajo: Si le gusta tanto la computación porque no hace un curso y nos ahorramos tiempo. Unos miran para arriba, otros tienen cara de enojados, otros de impacientes. De pronto, aparece la información. Dos de los integrantes de la reunión se enfrascan en una acalorada discusión en un tema que sólo ellos dos conocen. Los otros miramos y esperamos. Alguien se levanta para hacer una llamada telefónica, se asoma una señorita y solicita a otro de los integrantes de la reunión. El que habla por teléfono vocifera en voz alta: - si, si... voy para allá, llego más tarde la reunión se ha extendido más allá de lo que pensaba. Pablo cabecea casi durmiéndose, varios nos reímos: - ¿qué quieren hacen 14 horas que estoy en la empresa?. Cuando parecía que la reunión agotaba su temario, José “El Discursero" toma la palabra cuando empezó creímos que iba a la deriva. 20 minutos después cuando terminó lo confirmamos. Finalmente, el jefe propone que el tema sea el primero que tratemos en una próxima reunión el martes a primera hora, luego del fin de semana largo, ya que “no hemos resuelto nada”. Estoy completamente seguro que al menos una vez en su vida laboral, profesional o social participó de una reunión como la que describe la historia que antecede. Si es así recuerde cual fue su sensación al terminar la misma: ¿Desazón? ¿Ira por el tiempo perdido? ¿Desilusión por no haber logrado el objetivo propuesto? Sigo... ¡No, no creo que sea necesario, sin duda Ud. podrá completar esa lista mejor que yo! ¡No se preste al juego!, sea Ud. el Agente de Cambio, evite participar de reuniones como está, intente construir: REUNIONES EFICACES

Cómo ser un líder

APROVECHE SUS MEJORES RASGOS No hace mucho tiempo, los psicólogos y expertos en la gerencia estimaban que para tener éxito como líder era necesario tener una combinación especial de cualidades de la personalidad (características distintivas); sin embargo, nadie pudo probar lo que muchos comenzaron a llamar La Teoría de los Rasgos. En la actualidad, los expertos están de acuerdo en que hay tantas cualidades aceptables en tantas combinaciones y mezclas que prácticamente todos tenemos cierto grado de poder de la personalidad. En otras palabras, que no se está descalificado como líder por tener que usar lentes, ser más alto de lo normal o preferir leer a ir un gimnasio. Sin embargo, para tener éxito como líder sí es necesario identificar y desarrollar una combinación de las mejores cualidades, y después aprender a comunicarlas eficientemente. Éste es el mayor reto que usted enfrenta al comprometerse a manejar mejor el liderazgo en el estilo de su gerencia. Hágase estas preguntas: ¿Puedo reconocer y comunicar mis mejores cualidades físicas, intelectuales, morales, etc.? ¿Puedo mejorar mi habilidad al comunicarme verbalmente? ¿Tengo algunas buenas cualidades mentales que deba realzar y transmitir más frecuentemente? ¿Qué papel debe desempeñar la actitud en el conjunto del poder de mi personalidad? Si quiere tener mayor influencia sobre los demás, el camino que debe seguir es dar más énfasis a sus cualidades especiales que puedan distinguirse. No se preocupe más por las cualidades personales que usted preferiría que fueran distintas, simplemente identifique, mejore y transmita sus mejores rasgos; por ejemplo, si su pelo es atractivo, destáquelo; si tiene más paciencia que los demás, use esta cualidad para ganar adeptos si tiene una buena voz de mando, aprovéchela. En otras palabras, ¡juegue sus cartas ganadoras! TRES FUENTES DE PODER DEL LIDERAZGO 1. PODER DE LA PERSONALIDAD Para entender el potencial del poder de su personalidad es preciso considerar otras dos fuentes primarias, el poder del cargo y el poder del conocimiento. La siguiente ilustración otorga el mayor segmento al poder de la personalidad, pero sería un error subestimar el poder potencial de los otros dos. ¿CUÁLES SON LAS OTRAS FUENTES DE PODER? 2. PODER DEL CARGO El poder del cargo lo da el puesto que usted tenga; no es un poder dado por el conocimiento o la experiencia, ni tampoco nace de las cualidades de su personalidad. El poder del cargo viene con su puesto, no importa quién lo ocupe. En el momento que alguien obtenga un ascenso al puesto de supervisor, ya obtiene ese poder. Todos hemos presenciado alguna vez los abusos del poder del cargo, aun en los niveles más bajos. Sin embargo hay que tener muy presente que el poder del cargo es el más efímero y el que sufre mayor desgaste, si se ejerce olvidando los otros dos poderes. 3. PODER DEL CONOCIMIENTO El poder del conocimiento viene con la comprensión de las habilidades y técnicas necesarias para un comportamiento eficaz en un puesto determinado. Conforme nuestra sociedad se hace cada más técnica y los puestos más especializados, el poder del conocimiento aumenta en importancia. Cuando alguien decide trabajar para aumentar sus habilidades, las fuentes de poder entran rápidamente en acción. Cuando ello pasa, surgen las siguientes consideraciones: ¿Cómo se pueden usar sensatamente todas las fuentes de poder? ¿Cuándo es mejor obtener poder de una fuente en oposición a otra? ¿Cómo puede lograrse el “equilibrio” perfecto en el uso cotidiano de las tres fuentes? En las próximas páginas responderemos a estas y otras preguntas. APROVECHE SUS DIFERENTES RASGOS FÍSICOS Cuando pida a alguien que nombre un líder, se sorprenderá, pues ese líder tal vez muestre una figura muy distinta a la imaginada. Esto puede deberse a que los líderes a veces reconocen la importancia de destacar sus características físicas. Algunas de estas características quizás no sean las esperadas normalmente. Algunos líderes son bajos de estatura (Napoleón), o tienen la nariz muy grande (De Gaulle) y otros no dan importancia su aspecto exterior (Lincoln). Sin embargo, la mayoría de los líderes exigen atención; piense en los atributos desplegados por los jefes de las tribus. Compare los líderes de la historia como Einstein, Churchill o la Madre Teresa. Todos aprovechan cualidades físicas que quizás no sean atractivas en una forma tradicional. Hágase esta pregunta: “¿Si refuerzo una o varias de mis características menos comunes transmitiré más el poder de mi personalidad que si trato de mejorar algunos de mis rasgos menos notables?” En muchos casos la respuesta es “sí.” Los seguidores quieren que sus líderes sean diferentes y destaquen; no piden que ganen concursos de belleza. Más adelante damos una lista de diez características físicas. Identifique tres de ellas que usted piense que puedan distinguirlo de los demás; para ello, ponga un círculo alrededor de las palabras. Si tiene una característica diferente (no listada), agréguela en el espacio indicado. OJOS PELO / BARBA POSTURA / FIGURA SONRISA EXPRESIÓN FACIAL APARIENCIA ESTATURA ACICALAMIENTO COLOR DE LA PIEL ASPECTO GENERAL OTRAS Si le interesa transmitir una “imagen de líder” más seria que en el pasado, piense en destacar algunas de las características que haya marcado. No sólo la gente lo aceptará con más facilidad, sino que se sentirá bien consigo mismo; lo cual, a su vez, le dará más confianza en sí mismo. ¡MÁS CONFIANZA EQUIVALE A MÁS PODER DE SU PERSONALIDAD! DESCUBRA SU PROPIO CARISMA El carisma es cierta clase de encanto definida como una “atracción psicológica,” que hace que los demás reaccionen hacia una persona de una forma más positiva de lo que sería lo normal. Algunas veces, dando énfasis a nuestros “rasgos diferenciales” podemos crear un “carisma” que anteriormente no se notaba; pero con mayor frecuencia el carisma resulta de una selección natural, es decir, de algunas características especiales unidas en la formación de nuestra personalidad ¿La personalidad es lo mismo que el carisma? No exactamente. La primera consiste en todas las características físicas y mentales de un individuo transmitidas con imágenes a otra persona; el segundo, tiene lugar cuando hay una mezcla de ciertas características atractivas “que se unen entre sí” para crear un encanto especial. ¿Tienen carisma todos los líderes? ¡No! De hecho, la mayoría de los líderes admiten no tener carisma pero, a pesar de todo, aprovechan al máximo su personalidad. Durante una encuesta breve e informal, muchos de los interrogados sugirieron que sólo muy pocos líderes poseían carisma. Ello no quiere decir que el carisma no sea deseable, ¡lo es!, pero no es indispensable. La mayoría de los líderes saben que pueden desarrollar el poder de su personalidad necesario para ser eficaces sin tener carisma. Cuando los gerentes deciden reforzar el liderazgo, tienen razón al aprovechar sus mejores características físicas y mentales (ser lo mejor que puede con lo que poseen) y no les preocupa si los cambios que han hecho los hace carismáticos o no. Como explicaremos en las próximas páginas, el liderazgo es mucho más que la personalidad o el carisma.- NO SUBESTIME LA MAGIA DE LA ACTITUD POSITIVA Son pocas las personas que no están de acuerdo en que la actitud es la característica más importante y poderosa en el inventario de la personalidad de todo ser humano. Con frecuencia una actitud positiva, vibrante, es el ingrediente que destaca todas las demás características favorables. Para proyectar la imagen de un líder vencedor, carismático o no, es necesaria una actitud positiva, la cual se reconoce como la “magia” que transmite lo mejor de la personalidad de cualquier persona, mientras que una actitud negativa cierra las puertas y anula todas nuestras cualidades intelectuales, morales y físicas.- La actitud es simplemente la manera como usted ve al mundo a su alrededor. Es un fenómeno de percepción mental. ¡Es su enfoque de la vida! En cierto sentido, uno ve lo que quiere ver: si se concentra en los factores negativos (y sin duda que siempre hay bastantes), terminará teniendo una actitud negativa; pero al concentrarse en los factores positivos, estará más apto para seguir actuando y proyectando un modelo positivo. Parece muy fácil decir “vea el lado bueno de las cosas”, pero desde luego, no lo es. Sin embargo la actitud positiva puede ser la posesión más valiosa de cualquier persona, y para un líder es esencial. La actitud también es la manera como se ve a sí mismo. Si se contempla como un dirigente con éxito, es muy posible que lo sea; del mismo modo, si se ve como un líder con éxito, es muy posible que así pase. Considere estas posibilidades: Siendo positivo, todos los que están a su alrededor se verán influidos positivamente. La actitud positiva hace que una personalidad fácil de ignorar, ya no lo sea. Un líder con una actitud negativa no tendrá seguidores por mucho tiempo. La gente alcanza todo el potencial de su personalidad cuando tiene una actitud positiva.- Los individuos son más creadores cuando son positivos.- La actitud positiva libera el entusiasmo encerrado en los individuos y como resultado, estos tienen más confianza al desempeñar sus papeles como líderes. RESUMEN: EQUILIBRIO DE SUS FUENTES DE PODER Naturalmente, a mayor desarrollo del poder de su personalidad más fuerte podrá ser su papel de líder, podrá comunicarse mejor y será más convincente al pedir a los demás que acepten lo que piensa. Su fuerte personalidad hará que cada vez más empleados se conviertan en sus seguidores. Pero no siempre se trata de cuánto poder se tiene, más importante es saber cómo usarlo. ¡La clave es la sensibilidad hacia los demás! Y esa sensibilidad se facilita cuando el poder de la personalidad está en equilibrio con el poder del cargo y el del conocimiento. Ello comprende muchas variables: El líder con un gran conocimiento puede ser eficaz aun con un mínimo de poder de la personalidad. El líder que resta importancia al poder de su posición y aprovecha al máximo su poder del conocimiento, puede ser eficaz con sólo un modesto poder de su personalidad y atraer a sus subordinados por la confianza que genera en estos la sapiencia y sabiduría de su líder, es decir Usted. Un líder con poco poder del cargo, ocupando un puesto en que el poder del conocimiento no es muy importante, dependerá del poder de su personalidad. En resumen, podemos hacer estas sugerencias: Todos tenemos unas cuantas características que otros aprecian. ¡Aprovéchelas todas! Trate de desarrollar todas las mejores características mentales que se esperan de un líder, pero destaque las que sean más importantes para usted, de manera que los demás hablen de ellas en forma favorable. Siéntase orgulloso de su personalidad y recuerde que quienes no la saben transmitir eficazmente, con frecuencia parecen ser mejores ante los demás que ante sí mismos. Use la magia de una actitud positiva para realzar su personalidad. Tenga precaución al escoger el mejor modelo posible como líder. DESARROLLO DE SUS HABILIDADES DE LIDERAZGO Si ha decidido desarrollar sus habilidades como líder, es probable que tenga cierto número de facultades que es importante reforzar. Como hemos dicho en este capítulo, a menudo es fácil involucrarse en las crisis cotidianas y perder de vista los objetivos a largo plazo. Dedique unos minutos a planear su propio desarrollo como líder. ¿Qué áreas le gustaría enfocar para su desarrollo en los próximos dos o tres meses? * poder de la personalidad * mi visión * habilidad al hablar * delegación * tomar riesgos * manejar los cambios * lograr más seguidores * fijar objetivos a largo plazo * toma de decisiones * otros Elija sus mejores rasgos y emprenda el camino al liderazgo positivo!!!

Doce Principios de Relaciones Públicas

1. Estudie a fondo su especialidad, experimente y manténgase al día 2. Conozca y comprenda a las personas con quienes Ud. se relaciona 3. Infórmese sobre la empresa o la institución a la que Ud. pertenece, sobre sus problemas, sus necesidades, sus objetivos y sus planes 4. Conozca a la comunidad donde Ud. y su grupo actúan 5. Asegúrese de que las comunicaciones entre personas y grupos sean claras, sencillas, precisas y completas; y que transmitan las ideas, imágenes y sentimientos necesarios. 6. Participe con entusiasmo y permita que otros participen en las actividades de personas y grupos humanos. 7. Interese a sus colaboradores motivando sus actos e incentivando la originalidad y los logros 8. Conviva con la gente. Comparta sus problemas, sus dificultades y sus alegrías. Concilie, sea imparcial y equitativo ante las diferencias personales. 9. Sea sensible, cordial, sincero, reflexivo, enérgico y activo. Tenga iniciativa propia. 10. No sea perfecto. Simplemente reconozca y corrija sus errores. Esto enaltece. 11. Esté siempre dispuesto a realizar un esfuerzo desinteresado. La Esencia de las Relaciones Públicas, está en el contacto humano. SEA HUMANO.-

ORATORIA:

Una herramienta indispensable para ser Exitoso.- Tarde o temprano quien se proponga triunfar descubrirá que su actividad, negocio y/o profesión lo coloca en la necesidad de tener que ocupar un estrado, un podio, una tribuna o simplemente tendrá que hablar con eficacia desde una mesa de reuniones para que sus ideas sean escuchadas. Por ello es que cada vez más gente se da cuenta que es sumamente necesario Aprender a Hablar en Público o dicho de otra forma: Expresarse Eficazmente. En definitiva hoy por hoy es imperioso dominar el antiquísimo Arte de la Oratoria. “Habla para que te vea” decía el gran maestro Séneca. ¿Cuántas veces nos sucede que una idea brillante no luce porque no supimos expresarla debidamente? ¿Por qué nos aburrimos ante un discurso de alguien en quien reconocemos gran capacidad y sapiencia?. Las respuestas son muy sencillas: en ambos casos se carece de un verdadero domino de las habilidades que todo buen orador debe desarrollar, el manejo del discurso es nulo y se ignoran por completo las técnicas de acercamiento a la Audiencia. Podríamos decir, ante situaciones como esta, que quien habla no conoce lo que se ha dado en llamar: La Trilogía Oratoria. Es decir el perfecto desarrollo y domino del Orador, el Discurso y la Audiencia. Los tres elementos fundamentales para asegurar que la palabra se convierta en un motivador para la acción. Llegados a este punto podríamos definir a la Oratoria como un instrumento para mejorar la forma de comunicarnos, permitiendo “embellecer” nuestras expresiones y transmitir un mensaje mucho más elegante, claro y entendible. En la medida que el receptor recibe y comprende dicho mensaje la emisión del mismo ha sido exitosa. Sin perjuicio de lo expuesto, podemos decir que la Oratoria es más que la transmisión de una idea clara, ya que es una herramienta para forjar voluntades, es decir ya no basta con que el receptor de nuestras palabras reciba y comprenda el mensaje, sino que además esperamos provocar una reacción en él, influyendo en su conducta e invitándolo a la acción. Por tanto la Oratoria nos puede ayudar a orientar las decisiones y acciones del escucha, acorde al objetivo que nos hemos propuesto.- Plutarco, al contar la vida de Cicerón (el gran orador y cónsul de Roma) nos dice que él sostenía que sólo es excelente orador el que a la vez: Instruye, Deleita y Conmueve. Si ampliamos esta magnífica definición podemos arribar a lo siguiente: · Instruir: transmitir conocimientos nuevos a quien los ignora · Deleitar: proporcionar solaz (descanso placentero) con la palabra, lo cual puede lograrse con la profundidad o la tenuidad del pensamiento, la nobleza de los propósitos, la elegancia de las formas, la agudeza del decir, la novedad del caso o la rareza de la argumentación. · Conmover: suscitar en el ánimo de los oyentes nuevos sentimientos, despertar los que están adormecidos o latentes y enfervorizar los anteriormente despiertos y encendidos. Sólo nos falta para lograr un concepto terminado la idea de persuasión. Así a nuestro entender el Buen Orador debería, además de las acciones expresadas en los tres puntos anteriores, poder persuadir a su audiencia, entendiendo como tal la capacidad de lograr en el escucha un convencimiento tal que provoque en él una reacción inmediata. El vocablo Persuadir deriva de “Suados” que significa: “atraer el alma de quien escucha”. La Oratoria puede ser una herramienta para lograr llegar hasta el corazón mismo de los que reciben nuestras palabras.- En síntesis podemos asegurar que la Oratoria nos puede ayudar a: vencer la timidez, que en no pocos casos es el disfraz con que se encubre la ignorancia o bien la inseguridad; aprender el método sobre como desarrollar y expresar una idea, practicar la serenidad y aprender a escuchar hasta lo que no nos gusta o es considerado inaceptable, ejercicio de gran utilidad para dominar los impulsos propios negativos y la tendencia a coartar el libre ejercicio de la palabra de los demás y finalmente nos permite ejercitar una técnica que asegure una expresión eficaz y persuasiva. Para concluir podemos decir que La Oratoria es un arte, práctica dirigida a persuadir. Y aunque el fin de la misma consiste en la búsqueda de los medios para persuadir a través de la palabra oral, dicho arte mejora a quien lo cultiva, desarrolla la inteligencia, da un señorío verbal y nos permite expresarnos con soltura y elegancia; por lo tanto de un tímido hace un hombre decidido y en definitiva por la oratoria el hombre se perfecciona. Estimados lectores: Parecería que cada vez más se relega la palabra, y al decir de Jaime Etcheverry la información instantánea y enlatada goza de un inusitado prestigio, sin embargo, no debemos permitir la “Pérdida de la Lengua y el Ocaso del Debate”, tengamos presente que una de las principales características que nos diferencian de los animales es el don del habla, no permitamos que se pierda, que se mancille o se lesione, volvamos como los antiguos a hacer un culto de las ideas y un monumento a su forma más clara de expresión: La Palabra.- _____________________________________________________ Por Juan Marcelo Calabria. T.U.Gestión de Empresas. Capacitador y Consultor en Temas de: Oratoria, Comunicación, Liderazgo y Gestión Eficaz. Para información dirigirse a: capacitación.fem@arlinkbbt.com.ar y/o marcelocalabria@yahoo.com.ar .-